45 terabyte aan Zuidoost-Aziatische data vindt een nieuw thuis

In 2013 sloot de bibliotheek van het Koninklijk Instituut voor de Tropen (KIT) haar deuren, waarmee ook sommig gedigitaliseerd materiaal off-line ging. Een voorbeeld hiervan waren de beroemde Kleian’s adresboeken van Nederlands-Indië (1899-1941)(vind ze hier, en lees alles over hun geschiedenis hier). De doorgewinterde Indisch genealoog had toen allang de CBG DVD in huis die de doorzoekbare, gedigitaliseerde adresboeken bevat, maar voor nieuwelingen was dit een groot gemis, vooral omdat de CBG DVD niet meer te koop was.

Maar de adresboeken zijn ineens terug, nu op een andere plek, namelijk als onderdeel van de Digital Collections van de bibliotheek van de Universiteit Leiden. Achter de schermen lijkt het alsof er een gigantisch digitaal verhuisproject bezig is, hoe zit dat precies?

We vragen het Saskia van Bergen, Projectmanager Bijzondere Collecties, en Marije Plomp, Vakreferent voor de Zuidoost-Aziatische Collectie, twee wetenschappers die verbonden zijn aan de Universiteitsbibliotheek Leiden.

Dus, hoe zit het nu precies?

“In 2013 hebben we het beheer van de bibliotheekcollecties van het KIT overgenomen en in 2014 die van het KITLV (Koninklijk Instituut voor Taal- Land- en Volkenkunde), in beide gevallen inclusief de digitale collecties. KIT en KITLV onderhielden hiervoor verschillende systemen, voor een deel zelfgebouwd en voor een deel met commerciële partners. De Universiteitsbibliotheek (UB) Leiden zelf had daarnaast een contract met het bedrijf ExLibris voor een applicatie genaamd DigiTool.

Je kunt je voorstellen dat het werken met drie verschillende systemen niet heel praktisch is, zowel voor gebruikers als voor onszelf. Met een commerciëel systeem maak je jezelf bovendien kwetsbaar en dat bleek al snel, want het bedrijf dat de hosting verzorgde voor de site KIT Colonial Sources/Koloniale Bronnen stopte ermee. Het betrof hier een applicatie met hele specifieke functionaliteit, die niet zo eenvoudig kon worden overgezet naar een andere omgeving. Heel vervelend natuurlijk, vooral voor alle gebruikers van de site.

We zijn nu dan ook bezig met het opzetten van een nieuwe infrastructuur Digital Collections Leiden University Libraries, gebaseerd op een open source applicatie genaamd Islandora. Hiermee zijn we veel flexibeler, want we zijn zelf verantwoordelijk voor de ontwikkeling, inrichting en het beheer. Dit betekent ook dat dat suggesties / wensen van gebruikers kunnen worden geïmplementeerd, bijvoorbeeld na een periodieke gebruikersenquête.

Het is wel zo dat de voorbereiding hiervan wel iets meer tijd kost dan van een kant-en-klare applicatie van een commercieel bedrijf. Maar inmiddels zijn we druk bezig met de inrichting én de migratie van de collecties uit de oude systemen.”

Hoe ver zijn jullie nu?

“De KITLV collectie is inmiddels bijna over en we zijn bezig met de KIT collectie. De boeken zijn al over, en de tijdschriften volgen de komende maanden.

Per 1 juli gaat DigiTool uit de lucht en in het najaar de KIT colonial Maps website. De laatste is een zelfgebouwde applicatie, custom made en het is dan ook wat ingewikkelder om de content hiervan over te zetten naar onze nieuwe omgeving. Voordeel voor de gebruiker is wel dat medium size JPGs gratis te downloaden zullen zijn, wat nu niet het geval is. TIF bestanden van hoge resolutie kunnen worden besteld.”

Zijn de boeken opnieuw gedigitaliseerd of zijn het dezelfde bestanden?

“De boeken, muziek, foto’s, prenten, kaarten etc. van de oude websites worden niet opnieuw gedigitaliseerd, we hebben de scans alleen opnieuw ingeladen in Digital Collections. Dat klinkt heel eenvoudig, maar de grootste uitdaging is voor ons de inrichting van één omgeving voor zoveel verschillende materiaalsoorten met elk hun eigen wensen en behoeftes. Het gaat bovendien om serieuze hoeveelheden. We hebben inmiddels zo’n 1,3 miljoen objecten ingeladen (circa 35 TB) en hebben nog zo’n 10 TB te gaan.”

Wat kunnen we nog aan Indisch / Indonesisch materiaal verwachten?

“Van het KITLV de Indische Bellettrie [schone letteren, red.] en de stukken van de Volksraad. Van het KIT de tijdschriften en boeken die in het verleden op microfilm zijn gezet en die we hebben omgezet naar digitaal. Daarnaast ongeveer 4500 boeken over Indonesië die we in het kader van Google Books hebben gescand. En in het najaar wordt ook de KIT Maps applicatie toegevoegd.”

Ik heb geprobeerd te navigeren in de collectie in de nieuwe website, en dat valt niet altijd mee. Is er een uitgebreidere zoekfunctie in de maak?

“Gelukkig wel! Zoals ik hierboven beschreef moeten we de infrastructuur zelf bouwen. Dat betekent ook dat we het zoeken zelf moeten inrichten. We zijn begonnen met een hele basale zoekinterface en hebben ons vervolgens gericht op de migratie van de collecties. Als deze zomer er alles in zit, dan gaan we het zoeken verder verbeteren. Onder andere zal er dan een zoekscherm komen dat het mogelijk maakt om alleen in één specifieke collectie te zoeken. Wel een kleine kanttekening: de collecties zijn door drie verschillende instellingen en over een langere periode gecatalogiseerd. Je kunt je voorstellen dat er hierdoor nogal wat verschillen zitten in bijvoorbeeld de toegekende trefwoorden. Dat is natuurlijk niet zo gemakkelijk gelijk te trekken op korte termijn. Tot die tijd kan ik aanraden om te zoeken via onze catalogus. Hierin kun je wel goed zoeken en doorgeleid worden naar de Digital Collections door middel van een view online link. Op het moment is soms is het inlaadproces nog niet afgerond, dan ontbreekt de view online, en moet je toch zelf in de Digital Collections zoeken.”

Komt er een feestelijke opening als alles is gemigreerd (en wordt de IGV dan uitgenodigd? 🙂 ). Kunnen we al een datum on onze agenda zetten?

“We zijn het afgelopen jaar wel al live gegaan, maar hebben er nog niet veel ruchtbaarheid aan gegeven. Als we helemaal klaar zijn zullen we hier zeker op verschillende manieren aandacht aan besteden. Omdat de collectie heel divers is gaan we voor elke doelgroep een eigen programma maken. We hebben straks natuurlijk een prachtige digitale bibliotheek voor Azië in het algemeen en Indonesië in het bijzonder, dus deze doelgroep zal zeker niet vergeten worden. Maar hoe precies is nog niet bekend, en we hebben dus ook nog geen datum.”

Het project EarlyDutchBooksOnline (waar bijvoorbeeld de VOC naamboekjes te vinden zijn) wordt geïntegreerd met Delpher, het digitale platform van de Koninklijke Bibliotheek (KB). Zullen de Special Collections boeken hier ook ooit deel van gaan uitmaken?

“Goede vraag. Helaas kunnen niet alle collecties in Delpher worden opgenomen. De KB heeft strikte regels waaraan de files moeten worden voldoen, o.a. moet er OCR (Optical Character Recognition) van een specifiek formaat aanwezig zijn. In de praktijk betekent dit dat alleen de collecties die via het KB metamorfoze programma worden gedigitaliseerd standaard in Delpher komen. In Delpher zitten inderdaad prachtige Indonesische collecties. Wij hebben de ambitie om een digitaal portaal te worden voor de Indonesische collecties in Nederland, niet alleen de teksten, maar ook de foto’s en ander beeldmateriaal. Daarom zouden we er ook voor kunnen zorgen dat bepaalde Delpher collecties via ons portaal beschikbaar komen.”

Tot slot, hebben jullie zelf een persoonlijke band met Nederlands-Indië of Indonesië?

Marije: “Vroeger een Indisch vriendje gehad, en inmiddels al jarenlang een Indische schoonfamilie. Ik heb in Leiden de opleiding Talen en Culturen van Zuidoost-Azië en Oceanië gedaan.”

Saskia: “Ik zelf niet, maar mijn vader is als dienstplichtig soldaat in 1949 naar Indonesië gestuurd. Hij had geluk, hij hoorde bij de allerlaatste lichting en heeft niet meer hoeven vechten. Hij heeft alleen op het hoofdkantoor Generale Staf gezeten, waar de administratie van de militairen in Indonesië werd bijgehouden en heeft hier geholpen om alles administratief af te bouwen en klaar te maken voor de terugkeer. Een luizenbaantje dus. Ik heb een paar jaar geleden met hem samen zijn foto’s op Flickr gezet. Dat luizenbestaan is daar wel te zien.”

Duidelijk. Dank jullie wel!!